إدارة الوقت بكفاءة وباحترافية يعني ببساطة الرفع من الانتاجية، هذه هي الحقيقة التي يجب أن تدركها، والربط بين إدارة الوقت والانتاجية في ذهن الموظفين والمدراء عادة ما يكون له نتائج جيدة.
الوقت يساوي المال، حقيقة لطالما يرددها الموظفون أنفسهم ورواد الأعمال، لكن من يطبقها فعلا ومن يدرك أن كل دقيقة وكل وقت في العمل وخارجه قيم للغاية ويحتاج إليه ببساطة.
في هذا المقال سنتوقف عند المتطلبات المهمة التي يجب أن تتوفر من أجل إدارة الوقت باحترافية في المؤسسات والشركات.
التخطيط هو نصف العمل، عندما تضع الخطة والتي تتضمن المهام والمدة الخاصة بتنفيذ كل مهمة إضافة إلى أوقات تسليم المشاريع والتقارير فإن الأمور بهذه الطريقة تكون واضحة.
يدخل ضمن التخطيط الفعال للوقت تحديد المهام التي يجب على الموظف أو المدير القيام بها، إضافة إلى المهام الخاصة بكل شخص ضمن فريق العمل.
ناهيك على أنه يمكنك تحديد المدة الزمنية لكل مهمة والتي بتحقيقها يتم تحقيق الأهداف الكبرى لليوم والأسبوع والشهر.
خدمة تاسكات من مكتب توفر للمدراء والموظفين تحديد المهام ومدتها وإدارتها ومتابعة تنفيذها وهو ما يساعد في معرفة إن كانت الشركة وفريق عملها بشكل عام تدير الوقت باحترافية.
ضمن التخطيط اليومي والأسبوعي وحتى الشهري للعمل يجب أن يتم تحديد الوقت المناسب لكل شيء.
فمثلا بالنسبة للموظفين يمكن تحديد وقت عملهم على مشروع محددهم والمدة المحددة للعمل على مشروع آخر، إضافة إلى أوقات الاستراحة والغذاء.
ويجب تحديد فترات عقد الاجتماعات ومواعدها مسبقا وأيضا تحديد برامج واضحة للزيارات واستعمال الهاتف.
يجب تسجيل الوقت وتحليله بشكل عام، وتحليل أين يستهلك الموظفين وقتهم وما هي المشاريع التي يجب التقليل من المدة الزمنية المخصصة لها.
وبالطبع توفر منصة مكتب مراقبة أداء الموظفين ومعرفة المهام التي ينجحون في تنفيذها بوقت وجيز وتلك التي تتطلب منهم وقت أكبر.
هذه البيانات التي يمكن جمعها من هذه العملية تساعد في توجيه الطاقات البشرية للأنشطة الأكثر منفعة وفائدة على الشركة والتي تساعدها على تحقيق النجاح.
تحديد مكامن الخلل في آليات عمل الشركة والإنتاجية من شأنه أن يساعد المؤسسة عادة في حل مشكلاتها بهذا الخصوص والرفع من استغلال الوقت وكذلك الرفع من الإنتاجية.
ومن شأن هذا أن يساعد في التوصل إلى حلول فعالة من أجل ايقاف تضييع وقت الدوام والرفع من انتاجية الموظفين ونشاطهم بشكل عام.
لهذا فإن الشركات والمؤسسات التي تستخدم منصة مكتب تستطيع فعلا الوصول إلى مكامن الخلل ومعالجتها والتعامل عليه بخصوص تضييع الوقت.
كل فرد في الشركة أو المؤسسة يجب أن يكون على اقتناع بثقافة استغلال الوقت وتجنب هدره وأن يتشبع بها وتكون واضحة في أفعاله وقرارته اليومية.
يجب أن يعرف كل فرد مهما كانت وظيفته أن الوقت يساوي المال وأن تضييعه للوقت هو تضييع لأموال المؤسسة التي يعمل بها وهذا لن يساعده عند مراجعة أدائه بشكل عام.
كل ساعة يجب أن يعمل بها الموظف أو العامل لها تكلفة مادية تقابلها حسب قيمة الراتب الذي نقسمه على عدد ساعات العمل بالشهر.
بهذه الطريقة يمكن معرفة ببساطة حجم الخسائر التي تسبب فيها موظفا معينا للشركة، ومع جمع الخسائر الأخرى لبقية الموظفين يمكن الوصول إلى الخسائر المادية الإجمالية لهدر الوقت.
عندما يدرك كل موظف أنه يمكن أن يتسبب في خسائر مادية للمؤسسة ويتم إعلام كل واحد بذلك، سيكون لديهم حافز للتوقف عن التسبب في أضرار للشركة.
